LocationEventi: Qual’è il lavoro che sta dietro alla trasformazione di un evento in un successo?
Emanuela: “Trasformare l’organizzazione di un evento – sia esso un congresso, il lancio di un prodotto o altro – in qualcosa che l’utente finale riconosca come un successo, ha a monte, come ho personalmente sperimentato negli ultimi dieci anni, un progetto di fattibilità con un’attenta analisi dei costi e degli obiettivi che si intende perseguire. L’ analisi è da fare in stretta collaborazione con il cliente, valutando precisamente ogni singola proposta e supportandola con idee innovative, senza avere paura di bocciare le proposte che si ritengono “non funzionanti”.
Una ricerca dei fondi necessari (sponsorizzazioni, quote di iscrizione ecc.); l’individuazione delle location più adeguate, puntando sulle novità senza restare ancorati al classico e cercando quindi una nave, un agriturismo (magari dove fare team building), location che saranno senza dubbio più accattivanti della solita sala riunioni; fornitori che devono invece essere il più possibile sperimentati, a mio parere, e in special modo quando si tratta di tecnici e catering.
Poi si parte con il programma – che nel caso dei convegni deve essere studiato dal comitato scientifico – e anche in questa fase l’agenzia può sottoporre idee interessanti. Il mio target di riferimento è il mondo medico-scientifico, e ho avuto modo di capire che la gente vuole anche divertirsi: il vecchio modo di concepire il congresso con letture magistrali e lezioni frontali sta tramontando (a chi di noi non è capitato di vedere la gente dormire in sala?) per lasciare il posto a soluzioni differenti, i role-play, con il supporto di bravi “formatori”, ed attori professionisti che interpretino i ruoli di volta in volta necessari. E ancora, la presenza di giornalisti scientifici come moderatori e un supporto tecnico interattivo, rendono il convegno qualcosa che si ricorda…
E per finire un’occhiata al consuntivo: deve rispecchiare il preventivo. In tanti caricano il consuntivo di voci non presenti sul preventivo o esageratamente gonfiate: non lo trovo serio, meglio guadagnare dalla fidelizzazione di un cliente che andare incontro ad una cattiva pubblicità che lo stesso cliente potrà fare dopo una “brutta esperienza”
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